关于提高审计效率的几个重要步骤

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如何提高审计效率是每个会计师事务所都关注的问题。许多会计师事务所已经悟出，只要稍稍改进一下工作方法，就可以在削减工作时间的同时保持甚至提高审计质量，训事务所创造更多的盈利。AICPAPCPS业务部的一个专门调查委员会曾接受委托对一批以拥有健全质量控制体系而著称的中小型会计师事务所进行了调查，从中发现了许多对提高审计效率行之有效的方法与措施。总的来说，这次调查研究表明，提高审计效率有四个重步骤：
一、管理和培训客户
  如果客户能够为执业的CPA提供一切有用的资料，审计人员的工作效率将会大幅度提高。反之，如果审计人员必须花费大量时间自己整理所需资料，寻找、誊写所需文件，审计周期会大大加长。位于美国贝塞斯达州马里兰市Johnson & Lambert 会计公司，为了防止这类问题，其事务所已经尝试创建了两套独立的审计队伍:一是个传统审计队伍；另一个被称之为“全垒打”队伍。“全垒打”队的特点在于他们会为本职审计工作的顺利开展而对客户进行一些培训，每次审计工作开始前必须有一次与被审计单位高层人员的对话，告知其会计工作中有何不足之处，审计人员可以提供什么帮助以及收取业务费用的根据。在此基础上，审计人员将会拟定一份与传统业务完全不同的业务约定书，将会计工作与审计工作严格区分开来。
  而在达拉斯的Weaver& Tidwell会计公司，合伙人加里·霍夫曼(Garry Hoffman)则会在审计计划讨论会上与客户共同协商提供业务效率的方法。
  除此之外，调查还发现了其他确保客户为审计业务做好准备的方法:(1)从高层管理者开始培训；执业者与客户董事会成员会面，就审计价值问题进行交流，促使他们参与审计业务准备工作；（2）将事情明晰化；事务所会以标准样本及规定提交期限的方式提供一份所需会计资料的详细清单；(3)当顾客能够提供符合标准的资料时，降低审计费用；事务所发现通过这项措施，可以大大减少CPA投入准备工作中的时间，实现“双赢”；(4)如果客户还没做好准备，则根据情况调整计划，重新安排实地调查程序；(5)帮助客户逐步提高合作素质；刚开始客户有可能不能有效完成事务所期望的合作事项，但是通过逐步训练，客户将能越来越多的提供合作。
  二、保持客户与工作人员的稳定
  营造良好的工作环境有助于审计效率的提高，这得到许多事务所的赞同。当事务所能够留住老顾客时，因为对客户状况和涉及的业务领域驾轻就熟，可节约许多重新了解和准备的时间，可以更快找出有效的审计方法，提高审计效率。同时，由于熟悉顾客情况，审计人员可以为客户提供一些改进工作方式等方面有价值的建议，为事务所客户咨询服务开辟了溪径。
  成功的事务所还认为，审计人员的相对稳定也很重要，因为这有助于对具体客户及对整个客户经验值的提升。为了防止人员的流失，事务所可采取的措施有：(1)在工作时间长度上做一些努力，详细列明和实施反超时政策；（2)完善激励机制，为员工提供一个承认和提高合伙人身份的机会；(3)提供灵活的时间安排和穿着休闲服上班的政策，创造一个宽松的工作环境；(4)提供一份有竞争力的报酬与红利政策；(5)保持工作的趣味性，包括允许执业人员在工作中享有相应的权利，承担相应的义务，鼓励员工参与计划过程。
  三、正确的计划过程
  在被调查的事务所中，花费在计划方面的时间在整个审计过程中所占比例大相径庭，从2%到25%之间不等。但大多数人都确信:对审计效率而言，计划是关键。  
  计划首先是要对客户与自身情况有一个充分的了解。通过对客户整体状况的掌握，密苏里州斯普林菲尔德市Davis. Lynn & Moots会计公司的托尼·林恩 (Tony Lynn)说：“我们大大降低了业务时间，不需要花费大量时间在符合性测试上，可以更快进入实质性测试阶段。”另外，作为计划过程的一部分，事务所还会复核客户前些年度的工作底稿，以便熟悉以往与客户之间存在的问题，找出自身在工作中可能存在的不足及可以改进的地方。计划过程中其他的步骤还有：(1)与客户面对面讨论工作进程并阐明客户自身的义务；(2)将客户的试算表下载到事务所的软件中，为后续工作做准备；(3)发送委托审计确认书；(4)准备引导性的工作时间表；(5)与事务所其他哟审计人员共同复核上一年度计划决议，吸取好的建议，对工作进行改进。
  然而，调查中也发现，并非所有成功的事务所都有详细的计划过程。有些只是简单地复核一下上一年度的审计业务，看看有什么可以改进的地方；有些则是在问题很明晰的情况下，从审计开始时就建立一个确定的工作计划，不再更改。这些方法均需要拥有丰富的经验作基础，因此也就越来越多地被那些拥有大量具有丰富审计经验人员的小型事务所所采用。
  四、风险评估
  调查发现，将工作强度与风险水平相联系，本质上就是一个提高效率的好办法。
  为了减少审计工作量，分析性复核被认为是最有效的办法。一个工作效率高的审计队伍每开始进行一个具体的审计步骤时都会想:我们是否可以采用分析性复核来完成呢?现在，每一位从业人员都正试图采用分析性复核的方法来减少实质性测试的工作量。这是因为，分析性复核与实质性交易测试相比有以下几大优点：(1)节约审计时间；（2)可以及时发现有问题领域；（3)实施起来更有趣，还可以帮助审计人员更深层次地了解客户业务。
  在审计过程中，可以用分析性复核代替交易测试节约审计时间的领域有：(1)应收应付及已收已付租金；(2)利息收入；(3)累计折旧；(4)薪金及薪金税；(5)直接邮件募款收入及有关邮费；(6)供应物资；(7)预付费用(如租金，保险费)；(8)专业咨询费用；(9)年度会议收入。
  除了工作重排与技术改进外，其中被认为是效率审计中关键的，可节约20%一30%的审计时间的是实地完成审计业务。其提高审计效率的小窍门有：
  l、采用先进技术，减少繁重的誊写工作，使用膝上型电脑，甚至手提打印机来为实地工作提供方便；
  2、在工作底稿中加入备忘录，这样能够保留测试目标及实施措施的记录以及记录下工作中发现的问题；    
  认按照工作进程存放工作底稿，这样能够描述工作中每一步都做了些什么，为什么这样做及结果如何；
  4、减少文件数量，将工作底稿文件的厚度限制在一英寸以内；
  5、保留一份从客户手中得到的总结报告，而不要将所有资料都保存下来，以免下一年度还要将所有有用或无用的资料都翻阅一遍；
6、召开全所范围内的工作会议，以商讨如何做好工作底稿的编制工作；
  7、让合伙人或上层管理者与实地工作者随时保持联系，减少信息反馈的时间及总的工作时间。这样，实地工作者能够就有关问题得到迅速指示，以便及时改变对审计工作的安排；
  8、将工作底稿模式及流程标准化，这样便于理解，也使得工作底稿中的数据更具参考价值。
  其实，提高审计效率并没有一个固定的模式，无论事务所的工作方式如何，通过探索都一定可以发现能够提高审计效率的方法。