建立和完善内部控制制度的思考

【本文由PB创新网为您整理】众所周知，红极一时的亚细亚集团曾因其在经营和管理上的创新创造了一个平凡而奇特的现象——“亚细亚现象”。来自全国30多个省市的近200个大中城市的党政领导、商界要员来到亚细亚参观学习。并且亚细亚商场自1989年5月开业以来，仅7个月就实现销售9000万元，1990年达1．86亿元，实现税利1315万元，一年就跨入全国50家大型商场行列，到1995年，销售额一直呈增长趋势，1995年达4．8亿元。然而，1998年8月15日，郑亚商场悄然关门！面对这残酷的事实，人们众说纷纭。笔者认为，导致亚细亚倒闭的原因是多方面的，而其内部控制的极端薄弱是促成其倒闭的主要原因之一。下面我们对亚细亚内部控制进行系统分析，从而引发在我国建立和完善企业内部控制的思考。

　　（一）控制环境失败

　　控制环境是对建立、加强或削弱特定政策程序及其效率产生影响的各种因素，具体包括企业的董事会，企业管理人员的品行、操守、价值观、素质与能力，管理人员的管理哲学与经营观念，企业文化，企业各项规章制度，信息沟通体系等。企业控制环境决定其他控制要素能否发挥作用，是内部控制其他要素发挥作用的基础，直接影响到企业内部控制的贯彻和执行以及企业内部控制目标的实现，是企业内部控制的核心。据悉，在郑亚集团内部，董事会一直处于瘫痪状态，注册于1993年10月的郑亚集团公司直到1995年6月才最后确定董事会。在近两年时间内，集团公司决策层一直处于不断演变的状态之中，没有按章程规范运作，董事会从未召集董事们就重大决策进行过表决，凡事都由总经理一人拍板。在人事政策上，以貌取人、随意用人、任人唯亲、排斥异己的现象屡见不鲜。过于乐观、自信、想当然的管理层一手遮天，缺乏必要的监督和控制，使郑亚集团的经营隐患重重。

　　（二）风险意识不强

　　我们来看看原郑亚集团总经理王某在谈到对风险的认识时是怎么说的，“对市场认识不足，对形势认识不足”。“在我们前进的过程中，不但遇到了国内商业同行的压力，而且国外零售业的大举进入也给我们造成了很大的冲击，导致我们认为较先进的经营模式一下子就被冲得体无完肤。”“面对零售业艰难的状况，我们的应变能力差，整个经营进入死胡同，最后到了山穷水尽的地步。”“抗风险能力差，一遇事阵脚就乱了。”不难看出，在郑亚集团管理层的思想中缺乏风险概念，没有设置风险管理机制，因此，抗险能力极低。

　　（三）缺乏适当的控制活动

　　郑亚集团运作中几乎不存在控制活动，或者即使存在所谓的政策和程序，也是名存实亡。且看一组数据：亚细亚一年一度的场庆花费都超过70万元；集团某股东从郑亚商场借出800万元，连借条也没有，后来归还300万元，剩余500万元商场账面和收据显示是工程款。郑亚集团的控制活动若此，何以确保管理层的指令得以实现？

　　（四）信息沟通不顺畅

　　一个良好的信息与沟通系统有助于提高内部控制的效率和效果。在郑亚集团内部，信息沟通几乎不存在。据称，集团内部一不需要成本信息，二不计算投资回收期及投资回报率，三不收集市场方面的信息。会计信息系统由管理层随意控制，资金被大量挪用，却不知去向何方。在郑亚集团，信息系统已经不再是一个管理和控制的工具，而是上层管理者的话筒，信息随其意愿而变。

　　（五）内部监督缺乏

　　在亚细亚，自开业以来，没有进行过一次全面彻底的审计。偶尔的局部的内部审计中曾发现几笔几百万元资金被转移出去的事，后来也不了了之。任何事情都是总经理说了算，属下当然包括内部审计人员在内，全无发言权，可见内部控制极度缺乏是既成事实。

　　在亚细亚，内部控制的各要素皆存在问题，最终必然走向倒闭。在知识经济环境下，如何建立适合本单位发展的内部控制体系，是现代企业发展面临的主要难题之一，下面从内部控制的方式入手来谈谈如何建立和实施内部控制。

　　（一）实施内部控制的方式

　　通常情况下，一个单位要实行内部控制，重点应当在组织结构及职责分工、授权批准、会计记录、资产保护、职工素质、预算管理和报告制度等主要环节组织实施，同时还要通过强化外部会计监督对企业施加压力，从而使内部控制最有效地发挥作用。

　　1．组织结构控制

　　根据内部控制的要求，单位在确定和完善组织结构的过程中，应当遵循不相容职务分离的原则。单位的经济活动通常可以划分为五个步骤，即：授权、签发、核准、执行和记录。一般情况下，如果上述每一步骤由相对独立的人员（或部门）实施，就能够保证不相容职务的分离，便于内部控制作用的发挥。郑亚集团内部组织结构混乱，总经理一手遮天，董事会形同虚设，最高决策机构、监督机构几乎瘫痪，决定了其走向没落的命运，而公司制企业应该如何改进和完善组织机构控制呢？《中共中央关于加强国有企业改革和发展若干重大问题的决定》指出，公司制是现代企业制度的一种有效组织形式。公司法人治理结构是公司制的核心，要明确股东会、董事会、监事会和经理层的职责，形成各负其责、协调运转、有效制衡的法人治理结构。

　　2．授权批准控制

　　授权批准是指单位在处理经济业务时，必须经授权批准以进行控制。在公司制企业中，一般由股东会授权给董事会，然后再由董事会授予企业的总经理和有关管理人员。企业每一层的管理人员既是上级管理人员的授权客体，又是对下级管理人员授权的主体。因为企业的经济业务既涉及企业与外单位之间资产与劳务的交换，也包括企业内部资产和劳务的转移和使用。因此，每笔经济业务都有一系列内部相互联系的授权批准程序。案例中，郑亚集团在处理经济业务时，实行总经理“一支笔”审批的做法。许多理应经董事会讨论通过的事项，如冠名权，却只要总经理签字同意，别人就可以建个“亚细亚”。实践证明，权利要受到制约，失去制约的权利极易导致腐败。因此，各项工作人员必须在获得批准和授权后，方能执行或处理，绝不能超越权限去处理不属于自己职权范围内的事项，比如非出纳人员不能收付货币资金，非采购人员不能办理采购业务等。

　　3．会计记录控制

　　会计记录控制的要求是保证会计信息反映及时、完整、准确、合法。在实际工作中，要严格遵照会计制度要求，从会计人员岗位责任制开始，对会计人员进行科学的分工，使之相互分离和制约；并对会计凭证进行编号，防止经济业务的遗漏、重复，并可根据连续编号的凭证是否缺号，揭示某些弊端和问题；记账方式要采取复式记账并进行科学的凭证传递程序，每一笔经济业务不仅要记入总账，而且要记入相关的明细账，实行平行登记。这种方式要求对每种经济业务的处理程序和手续制定出标准化模式，形成各环节之间步步核查、环环监督的格局，以便及时发现差错和弊端，加以处理。

　　4．资产保护控制

　　广义的资产保护控制可以包括对实物的采购、保管、发货及销售等各个环节进行控制。而狭义的资产保护控制主要包括接近控制、定期盘点控制等，案例中，郑亚集团由于缺乏适当的控制措施，集团股东从商场借钱，无人催要，当账面余额不平时，便巧立名目，人为抹平，导致资产严重流失。在实际工作中，现金、银行存款、其他货币资金、有价证券和存货等变现能力较强的资产必须限制无关人员直接接触，货币资金的收支管理只能限于特定的出纳员，支票等重要票据的签发，必须是单位指定的负责人，存货的实物保护可以有专职的仓库保管员控制，对一些特殊的存货还应采取一些必要的其他保护措施，达到保护单位资产的安全完整，防止资产流失的目的。

　　5．职工素质控制

　　职工素质控制包括单位在招聘、使用、培养、奖惩等方面对职工素质进行控制。

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