企业管理软件的“渐进式实施方法”

　　 随着信息技术的高速发展，企业管理软件技术上的不断成熟，越来越多的企业开始在不同层次上应用企业管理软件。但应用的成功率较低或效果不佳，是长期困扰人们的一个重要问题。原因并不在于软件的功能或性能上有什么缺陷，而是软件的使用上不够合理。这里说的企业管理软件，当然不只是单一功能模块的简单使用，而是至少包括包括库存、采购、销售、生产计划在内的整体应用，需要企业不同部门相互配合、有效协作，才能通过管理信息系统更好地完成企业经营中的各个事项的处理。这样对于信息化基础较弱的企业来说难度较大，如果简单采取传统的实施方法，一般效果都不够理想，本人在实践中，结合具体企业的实际情况，提出了“渐进式实施方法”，有效地解决了系统实施中的部分问题。为了叙述方便，本文以下将“使用企业管理软件而建立的计算机管理系统“简称为“电脑系统“。

一、系统实施过程中存在的主要问题

　 企业管理软件的实施一般可分为系统调研、数据准备、模拟运行或并行、切换实施、改进完善等几个阶段。其中，认真进行调查研究，作好充分的可行性分析，摸清情况是十分必要的，在此基础上，数据准备是整理基础资料，以便进行初始化和模拟运行，经过使用部分真实业务模拟运行，确认软件的相应功能确切有效后，开发进行并行运行阶段，并行是指原有手工系统照样工作，同时在系统同步完成相应的业务处理，以证实系统运行结果是否正确可靠，之后再逐步将各个模块切换至单轨状态。在管理基础较好、人员素质较高、业务较为规范的企业或者大批量、单一产品生产的特点为企业，如果上述步骤能够步步落实，成功的可能性较大，而一些相对管理基础薄弱、人员素质不是太高、产品以多品种、多规格、多型号为主的企业，这种方法存在多方面的问题在实际中难以解决，尤其是一些中小企业，企业管理软件实施的成功率就很低，如果我们要求企业先进行“业务流程重组”和规范化管理时，他们往来会说：“正是因为原来管理不规范才需要用软件的，否则，还用电脑和软件干什么！”，当然，不断学习、加强培训、提高认识还是极其重要的，但有效的实施结果，才是最有说服力的，才可以直接提高企业人员加深对企业管理软件的认识和提高信心。对实施过程中的主要问题，有针对性地采取有效的措施，往往可以达到事半功倍的效果。

（一）“初始化”工作量过大：
初始化的任务主要是整理并输入基础资料和初始余额。由于下列种种原因，导致初始化工作量过大，以致于不能按计划完成，经常严重影响企业管理软件实施的顺利进行。
1、企业的货品多品种、多规格型号、单件价值小而数量繁多。 这种特点，给初始化工作中的很多内容带来了更多的工作量和较大的难度。
2、库存账实不符，余额不确切。 原有手工实物账账实不符，没有正确的结存余额，如需要正确的结存余额就要进行库存盘点。而进行盘点在业务繁忙、人手不足的情况下难以完成。
3 、动态存货。 除库存结存余额以外，要想获得准确的初始余额，还有生产过程中正在使用的原材料、半成品、已订货尚未到货的在途材料等。存货流转环节越多，通过盘点获取初始余额的难度就越大。
4 、人力不足。业务人员已定岗定员，每个职位的业务人员只少不多，又无法因电脑系统实施而使用临时人员。所以在软件实施过程中，一旦工作量加大就无法完成。而初始化工作量在个别岗位会增加到原来几倍。实际中，还存在着增加工作量不增加报酬等矛盾，情况较为复杂。还有个别岗位人员不能胜任等问题等。
5 、基础资料不完整。基础资料主要包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、存货分类、存货目录、会计科目、产品技术资料等。往来因为一些基础资料不够准确完整，责任界限又不十分清楚，经常导致实施计划不能按时完成。如存在一物多名、一名多物等现象。
6 、基础工作不规范。企业业务处理程序不严格，手续不健全，甚至业务记录不完整，而企业管理软件只能按照规范的程序进行业务处理，不可能有太多的灵活，使软件服务商疲于应付业务人员提出的各向落后业务处理方式靠拢的各种要求。业务人员由于缺乏规范业务处理的习惯反而觉得使用软件束缚手脚，长期不能适应。
7 、结果：初始化长期不能完成。由初始化工作量过大、个别事项难度过大，使得初始化工作长期不能按要求完成。致使企业慢慢丧失了对电脑系统热情和兴趣，项目实施因此很可能不了了之，而企业经历了一次这样一次打击后，重新振作起来，下决心再次实施管理软件，恐怕至少要两三年以后了。

（二）“并行”成为沉重的负担和无意义的事后处理
并行是指手工系统与电脑系统同步完成业务处理，因为仍然延用原用办法、程序来完成业务活动，所以所谓并行是不平等的，是以原有手工系统为主的，这样就使电脑系统的处理成为了事后的数据录入，根本对实际业务没产生影响。
并行方式的本意是想让电脑系统跟在手工系统后面，从而检验电脑系统的运行结果是否正确。如查某公司开发的企业管理软件从来没有在实际中用过，不知道是否能产生正确的结果，那么这

[1] [2] [3]  下一页